Coordination jour J : Tips pour une journée remarquable !

Une communication claire et précise avec l’ensemble de vos prestataires : tel est le secret d’un mariage réussi ! 

Article inspiré d’une expérience clients qui a redéfini la prestation «  coordination jour J » .

Planification de la journée de mariage de A et S

Ce mois-ci, j'ai orchestré le mariage d'A et S, accompagné de Marc mon Assistant Sauveur en Chef. Le planning était chargé mais la répartition des tâches était équilibrée. 

De 9h à 1h30 du matin nous avons oeuvré pour respecter le planning prévu avec les mariés : 

Retour des mariés sur notre prestation

Lors du débriefing avec les mariés la semaine suivante, A et S m'ont fait un retour surprenant sur notre prestation le jour du mariage.

Voici ce qui a motivé l’écriture de cet article :

A et S ont adoré ma personnalité pétillante, souriante et rigoureuse pendant toute la période de préparation du mariage et le jour J ils nous ont (Marc et moi) trouvé très efficaces mais trop discrets voir effacés.

J'étais surprise par leur remarque alors je leur ai demandé ce qu'ils leur avaient manqué ?

Ils auraient souhaité que je propose des animations supplémentaires pendant les temps un peu creux, que j'anime le mariage et que j'exploite ma personnalité auprès de leurs invités.

Ma réponse sur notre prestation

Efficaces, discrets et effacés sont de très beaux compliments pour cette journée de coordination. 

Les mariés sont les stars de cette journée de mariage et mon rôle et celui de mon équipe est d’être actif afin que votre magnifique moment se déroule selon le planning que nous avons convenu ensemble. Nous opérons dans l’ombre, toujours à l’affut de ce qui se passe pour être prêt à intervenir pour vous.

Lorsque vous souscrivez au service de coordination jour J, vous avez sélectionné vos prestataires et vu avec eux les détails de leur prestation. Nous intervenons pour vous assurer que tout se passe comme prévu avec eux à la manière d’un Chef d’Orchestre.

Futurs mariés, être l’animatrice de votre mariage n'est en aucun cas mon rôle, et si vous souhaitez ce genre de prestation il faut en parler à votre organisatrice qui soit acceptera de prendre ce rôle, soit vérifiera avec le DJ que s'est bien compris dans sa mission ou encore vous orientera vers un MC (Maître de cérémonie).

Mon ressenti

A et S m’ont assuré avoir vécu une magnifique journée de mariage et qu’ils en gardent de très beaux souvenirs. 

Malgré tout, lors de notre debriefing  j’ai aussi entendu leur déception face à cette incompréhension. 

Je les remercie pour leur bienveillance et la remontée de ces informations car d’un point de vue professionnel il m’est insupportable de ne pas satisfaire pleinement mes mariés. Dorénavant c’est un point que clarifierai dans la description de ma mission de wedding planner extraordinaire !

Mon conseil pour un mariage de rêve lorsque vous engagez une coordinatrice pour votre jour J :

Pour organiser votre mariage, vous recherchez tous vos prestataires : votre lieu de réception, le traiteur, le Dj, la décoratrice, la cake designer, etc…. et la wedding planner.

Vous souhaitez PROFITER au maximum de votre mariage et attendez de votre WP qu'elle soit l'interlocutrice principale ce jour-là, qu'elle veille au bon déroulement de votre journée et qu'elle gère les imprévus (trouver une solution pour l'urne qui n'accueille pas les enveloppes grand format par exemple)

Lorsque nous prenons contact, je vous pose un grand nombre de questions (entretien découverte approfondi) pour apprendre à vous connaitre et surtout que vous preniez le temps de bien m'expliquer toute l'organisation que vous avez mis en place avec vos prestataires.

Pour que votre mariage se déroule comme vous le souhaitez, nous communiquons régulièrement grâce à WhatsApp, nous faisons des réunions en visio et nous partageons des documents nécessaires à l'établissement de la coordination de votre journée de mariage.

Il faut impérativement que vous ayez la même démarche avec les autres prestataires. 

Vous ne devez rien laisser au hasard.

Lorsque vous choisissez votre DJ par exemple, vous devez tout d'abord vous entendre sur le type de prestation que vous souhaitez : uniquement de la musique sans intervention micro, ou qu'il participe aux différentes annonces suivant la programmation de la soirée, ou encore qu'il anime entièrement la soirée grâce à un fil rouge par exemple. Vous devez être assurés de l'ambiance de votre soirée et donc bien lui expliquer ce que vous attendez. Il faut également lui faire une wish list des morceaux que vous souhaitez absolument entendre, ainsi que la blacklist des musiques à proscrire. A 15 jours du mariage il lui faudra également la liste des morceaux choisis pour vos temps forts tel que l'entrée des mariés, la présentation du gâteau et ou l'ouverture de bal.

De la même façon, vous choisirez votre photographe pour le style qu'il donne à ses photos. Demandez lui comment il travaille : façon reporter ou poses travaillées ?

Si vous engagez une décoratrice vous devez également validez tous les éléments de décoration bien avant votre jour J pour ne pas être déçu. Votre surprise sera l'aménagement de votre salle de réception ou le rendu final de l'ensemble des éléments que vous avez sélectionnés.

Conclusion

N'attendez pas que vos prestataires devinent ce qui vous convient, dites leur exactement ce que vous souhaitez pour votre mariage.

Une wedding planner qui coordonne votre journée sera votre représentation auprès des prestataires présents à votre mariage. Plus vous avez été clair avec vos prestataires et plus vous avez transmis de renseignements à votre organisatrice et mieux elle pourra vous suppléer pendant votre journée.

En tant que wedding planner, ma mission est de veiller à ce que chaque détail soit parfait et que les mariés et leurs convives puissent profiter pleinement de cette journée unique. Et croyez-moi, ce n'est pas de tout repos, mais quel plaisir de voir le bonheur dans les yeux des mariés et de leurs invités !

Pour plus de conseils, suivez moi sur instagram : @peggy_ferry_crea